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簡潔で心をこめた手紙の書き方

社会人には、お礼状、お詫び状、案内状、挨拶状などの
手紙や文書を書く機会が増えてきます。


また、会社で作成する手紙や文書にもいろいろな種類が
ありますので、それぞれの正しい宛名の書き方、文書の
書式、文言などを覚えておくのがビジネスマナーです。


■基本は簡潔に
まず、手紙の書き方のビジネスマナーの基本は、簡潔に
分かりやすく書くことです。それで、あまり長く、
だらだらと書くことは避けるようにしましょう。


例えば、お礼状ですが、これは相手にお礼を伝えるため、
感謝の気持ちをこめて書く必要があります。


お詫び状も、心からの謝罪の気持ちを文書として表現する
ことが求められます。


このように文面の内容は心をこめて書く必要がありますが、
これは手紙全般にいえることです。


手紙の書き方については、多くの会社ではあらかじめ書式や
形式が用意されてますので、それを使用することになりますが、
それに加えて自分なりの感謝文やお詫び文を加えると、さらに
よいかもしれません。


■一般的な書式
書式としては、作成日を右上に、続いて左下に宛名を書き、
さらに続いて右下に自分の会社名、郵便番号、住所、電話番号、
部署名、氏名を書きます。


他にも、文章の頭語や結語も注意が必要です。
例えば、謹啓ではじめたら、敬白で終えるのがビジネスマナー
となります。


本来、手紙は手書きの文書が理想ですが、パソコンで作成して
印刷した文書に捺印をすれば問題ありません。
何よりも大切なのが、相手に気持ちが伝わる文章を書くことです。


特に、お詫びや謝罪の場合は、まずは電話にて口頭でお詫びをした
後に、今度はまた改めて手紙を通してお詫びの気持ちを表すという
方法もビジネスマナーとなります。


このように、手紙の書き方について、書式や文言など正しい知識を
身につけるのは、基本的なビジネスマナーといえます。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : お礼状 お詫び状 案内状

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