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会社の代表としての電話の受け方

たかが電話ぐらいと思うかもしれませんが、しかし、
「会社の代表」として電話に出るということを忘れずに、
ビジネスマナーの基本を心得ておきましょう。


電話の受け方ですが、まず最初に必ず自分の”社名”を
名乗ります。


なるべく、電話が鳴ったら3コール以内に取るようにしましょう。
もしも、4コール以上相手を待たせてしまったら、冒頭に
「お待たせ致しました」と付け加えます。


相手が名乗ったらたとえ自分に直接関係のない相手であった
としても「いつもお世話になっております。」と挨拶します。


相手が名乗らない場合、「失礼ですが」と聞くのはビジネス
マナーとして、問題になることはありません。


■取り次ぐ場合の段取り
次に相手の”会社名”、”名前”、”取り次ぐ相手の名前”、
”用件”を正確に聞いてすぐにメモを取ります。


メモを確認しながら「○○社の△△様ですね」と簡潔に復唱して、
「少々お待ちください」と告げた後に、電話を保留します。


近くにいる社員への取り次ぎの場合は口頭で、また、
遠くにいる社員や他の階などの社員へは転送します。
(あらかじめ電話の保留の仕方や転送の仕方を覚えておくと
助かります。)


■取次ぐ相手が不在の場合
取り次ぐ相手が不在の場合は、なぜ不在か、いつ戻るかを
確認して

「大変お待たせしました。○○は外出のため不在にしております。
○○時の帰社予定ですので、その後折り返し差し上げさせますが、
いかが致しましょうか?」

というふうに相手の都合を聞きます。


相手の同意を得られたら電話番号を聞いて復唱し、
「失礼致します」と言ってから、相手が先に電話を切ったのを
確認してから切るのが一般のビジネスマナーです。


ついつい電話ぐらいというように簡単な作業のように感じますが、
なかなか慣れるまでは思ったほど上手くいかないものです。


■会社の代表としての自覚を持つ
また、ビジネスマナーとして失礼の無い応対をしなければなり
ませんので、他の社員が出るだろうと考えるのではなく、
慣れるまで自分から積極的に電話に出るようにしましょう。


電話応対のきちんとしたビジネスマナーを身につけていないと
会社そのもののイメージも悪くしてしまう恐れがあります。


電話はビジネスの場であり、「会社の代表」として出ることを
意味していますので、ビジネスマナーをキチンと習得した
社会人を心がけましょう。


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テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 電話応対 取り次ぎ

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