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スマートな電話の掛け方

電話の掛け方もビジネスマナーの1つですが、あらかじめ
幾つかのポイントを押さえていれば順調にいきます。


まず事前に相手に伝えたい内容や聞きたい内容をまとめて
おいて、また、メモなども忘れないように準備しておきます。


■避けたい時間帯
次に、電話を掛ける時間帯ですが、始業直後、昼食時間帯、
終業後は極力避けるようにします。なぜなら、それぞれの
時間帯は忙しくしていたり、不在の可能性が高かったり、
これから帰ろうとしている時ですので、迷惑にならない
ように、ビジネスマナーとして配慮が必要です。


それで、もしもの緊急の場合は「お忙しい(お休みの、遅い)
時間に誠に恐れ入りますが」と添えましょう。


■気をつけたいマナー
最初の段階で、自分の名前をはっきり伝えましょう。

普通、電話に出た方は会社名を名乗りますので、それを聞いてから
「いつもお世話になっております。○○社の△△と申します。
○○部の△△さまはお手すきでしょうか?」と切り出すのが一般的です。


また相手の都合に配慮することを忘れないようにして、
「○○のことについてお話したいのですが、少しお時間を
いただいて宜しいでしょうか?」と添えます。


相手が了承したら「有り難うございます」と告げて、
それから、用件を切り出します。


長電話は嫌われますますので、是非とも気を付けたいものです。
用件のポイントを絞って端的に伝えるのもビジネスマナーですので、
電話をかける前にあらかじめ整理しておきましょう。


一般的に電話はビジネスマナーとして、掛けた方から切りますが、
ガシャンという音は耳障りになりますので、そっと受話器を
置くように注意します。


■携帯からかける時のマナー
また携帯電話から掛ける機会も頻繁にあるかもしれませんが、
ビジネスマナー上、周囲の場所を考えずにかけてしまうのは、
あまり好ましいものではありません。


静かな場所で電波がキチンと入っているかをあらかじめ確認し、
歩きながらではいつ電波が弱くなるか解りませんので、
立ち止まったまま話しをするようにします。そしてその際も、
いつでもメモが取れるように事前に準備しておくのは大切です。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 時間帯 長電話

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