スポンサードリンク

手紙を作成する際に避ける事柄

最近は仕事上でも電子メールでのやり取りが多くなっていますが、
それでも、企画書や報告書、案内状や挨拶状、お詫び状など
社内や社外に関係なく、手紙を作成することは多いものです。


それで、手紙を作成する上でタブーとされている点を覚えておいて、
是非とも注意していきましょう。


■手紙でのタブー
ビジネスマナーとして、間違った言葉の位置や使い方は、
まずタブーとされています。文書はあらかじめ形式や書式が
決まっているものが少なくありません。それで、名前の位置や
言葉の使い方には注意しましょう。


もし書き間違えたときは、必ず書き直すようにして、修正液などで
訂正するのは避けなければなりません。


また、誹謗、中傷のような言葉は絶対禁止ですし、一般常識を
考えて、不適切と思えるような言葉も使わないように、気を配る
必要があります。これらは、ビジネスマナーとしてではなく、
人としての信用や信頼が関係しますので注意しましょう。


時には、はがきで伝えてもよいのではと考えることもあるかも
しれませんがで、なるべく手紙にしたほうがいいでしょう。
はがきの場合は、内容が他の人に見られてしまいますので、
かなり気を配って書かなければなりません。


■お詫びの手紙は手書きで
他にも、お詫び文の手紙は、手書きが勧められています。
ビジネスマナー上は、パソコンなどで作成して印刷された文書
でも良いとなっていてタブーではありませんが、しかし、
手書きの文面の方が気持や心が伝わりやすいようです。


きちんとしたビジネスマナーをいつも留意することにより、
手紙を作成する際に避けるべき禁止事項も段々と身に着いて
くるでしょう。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 誹謗中傷 不適切

よい印象を与える手紙の書き方

プライベートな手紙の書き方とビジネスとしての
手紙の書き方は異なるものです。


それで、ビジネスマナーのポイントを押さえつつ、
よい印象を与えるような手紙を書くことが求められ
ます。


■押さえるべきポイント
忘れてはならないのは、どんな手紙であったとしても、
まずは、分かりやすく、読みやすい文章であることです。


ビジネスマナーとして、言葉遣いや文章の構成などは、
注意しなければなりません。


たとえ文章が出来上がったとしても、何度か自分で読み
返したり、出来れば他の人にも確認してもらうといい
でしょう。


その際、頭語と結語の使い方が間違っていないか、
誤字脱字はないか、こちらの考えが相手にきちんと伝わる
内容になっているかなどをチェックしてもらいましょう。


中でも、ビジネスマナーとして特に注意しなければならない
のは、言葉遣いです。


例えば、相手方などを表す場合は、御社や弊社を使い、
お宅の会社という表現は使いません。


また、社長などを指す場合は、当社社長や貴社長という
表現を使います。


「お」や「ご」の使い方にも注意したいものです。これらを
使いさえすれば丁寧な言葉になるというのは間違いですから、
使い方には十分気をつけましょう。


他にも、作成した日付、自分の会社名、部署名、住所、
電話番号を書くのも忘れないようにして、相手の方の名前や
役職名ももう一度確認しましょう。


複数の方に宛てる手紙の場合は、各位を用いるようにします。


■封筒の宛名の書き方
なお、封筒の宛名の書き方ですが、社外文書の場合は特に注意
しましょう。縦書きで書くようにして、数字も漢数字で書く
ようにします。


手紙を受け取って最初に目に留まるのが封筒です。ですから、
手紙の内容も大切ですが、手紙を読む前によい印象を持って
もらうためにも、封筒の宛名の書き方のビジネスマナーを
守り、第一印象をよいものにするように気をつけましょう。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 言葉遣い 文章構成

手紙の頭語と結語の使い方

社会人には、様々な種類の手紙を書く機会がありますが、
その際に、頭語と結語の用い方に注意したいものです。


この頭語とは手紙の冒頭に用いる言葉で、一方、結びに
用いる言葉が結語で、必ず一対の組み合わせとして使います。


頭語と結語は、手紙の種類によっても違ってきますので、
しっかりと覚えておきたいものです。


■代表的な頭語と結語
代表的なものに、拝啓で始まり、敬具で結ぶ組み合わせが
ありますが、これが、一般的に最もよく使われます。


この拝啓と敬具の組み合わせはビジネスマナーだけでなく、
ごく普通に手紙やはがきでも使われています。


ビジネスマナーとしては、謹啓と敬白が、上司や目上の方に
向けてや、お詫び状、お礼状などの丁寧な文章を書くときに
良く使われています。


その他の書き方として、拝答、敬復に敬具、拝見なども
改まった文章の際によく用いられています。


■注意する言葉
使い方を注意するものとして、前略、追伸などは丁寧な文章
には使用しない方がいいでしょう。また、前略、草々、追伸
などはあくまでも略式の場合や取り急ぎお知らせまで、
という場面に使うべき言葉ですので、覚えておきましょう。


また、手紙の返信においても組み合わせが決まっていて、
拝復、拝啓、復啓に敬具、敬答の組み合わせが一般的に
使われます。


急用の場合には、急白、急啓に草々、敬具の組み合わせが
よく使われています。


他にも、略式としてあいさつ文を省略する場合は、前略や
略啓、冠省に草々、不一、不具、不備などがあります。


このように、頭語と結語の使い方は手紙の内容によって
変わってきますので、慣れるまでは大変かもしれませんが、
ビジネスマナーだけでなく、日常生活の中でも役立ちます
ので、覚えておきたいものです。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 頭語 結語

正しい手紙の宛名書き

せっかく気持を込めて文章を作成しても、宛名書きが間違って
いたならば、相手の印象は悪くなります。それで、正しい手紙の
宛名書きを身につけておくのは、ビジネスマナーとして必須です。


宛名書きは、社内向けと社外向けとがありますので、
宛名の書き方について、分かりやすく説明していきます。


■社内向けの宛名書き
まずは、社内向けの宛名書きについてです。
社内向けの文章の内容は、報告書や企画書など様々なものが
ありますが、宛名の書き方はほとんどどれも同じになります。


自分から見て上司に当たる方への場合は、役職名と氏名様で
書き始めます。


例えば、○○株式会社社長 ○○様と書くのがビジネスマナー
となります。ここで是非とも注意したいのは、略式で(株)や
(財)と書くのは失礼になりますので避けましょう。


また、特定の一個人宛てではなく、団体宛ての場合は、
○○株式会社 営業部御中となります。


■社外向けの宛名書き
続いて、社外向けの手紙の宛名書きについてです。
基本的には社内向けと同じですが、封筒の宛名の書き方は
正しく覚えておきましょう。


普通、ビジネスマナーの基本は縦書きです。
郵便番号を書き、住所は見やすく書きましょう。もし長くなる
ようならば2行に分けて書き、1行につめて小さくて見にくい
のは避けましょう。


また、番地の1丁目などの数字は、一丁目というように
漢数字で書きましょう。他にも、手紙と同様に、(株)や
(財)というように略すのではなく、必ず株式会社と
書きましょう。


全体のバランスとして、社名と名前は他よりも少し大きめに
書いた方がいいでしょう。
裏側の左下に郵便番号、住所、会社名、氏名を書きます。


最後に封じるときですが、つい使ってしまう〆と書くのは
あまり好ましくないので、ビジネスマナーとして、封、
もしくは、緘と書くようにしましょう。


手紙の宛名書きは、手紙を書くときに必要になってくる
基本的なビジネスマナーですので、社内、社外向けの
両方を習得しておきましょう。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 宛名書き

簡潔で心をこめた手紙の書き方

社会人には、お礼状、お詫び状、案内状、挨拶状などの
手紙や文書を書く機会が増えてきます。


また、会社で作成する手紙や文書にもいろいろな種類が
ありますので、それぞれの正しい宛名の書き方、文書の
書式、文言などを覚えておくのがビジネスマナーです。


■基本は簡潔に
まず、手紙の書き方のビジネスマナーの基本は、簡潔に
分かりやすく書くことです。それで、あまり長く、
だらだらと書くことは避けるようにしましょう。


例えば、お礼状ですが、これは相手にお礼を伝えるため、
感謝の気持ちをこめて書く必要があります。


お詫び状も、心からの謝罪の気持ちを文書として表現する
ことが求められます。


このように文面の内容は心をこめて書く必要がありますが、
これは手紙全般にいえることです。


手紙の書き方については、多くの会社ではあらかじめ書式や
形式が用意されてますので、それを使用することになりますが、
それに加えて自分なりの感謝文やお詫び文を加えると、さらに
よいかもしれません。


■一般的な書式
書式としては、作成日を右上に、続いて左下に宛名を書き、
さらに続いて右下に自分の会社名、郵便番号、住所、電話番号、
部署名、氏名を書きます。


他にも、文章の頭語や結語も注意が必要です。
例えば、謹啓ではじめたら、敬白で終えるのがビジネスマナー
となります。


本来、手紙は手書きの文書が理想ですが、パソコンで作成して
印刷した文書に捺印をすれば問題ありません。
何よりも大切なのが、相手に気持ちが伝わる文章を書くことです。


特に、お詫びや謝罪の場合は、まずは電話にて口頭でお詫びをした
後に、今度はまた改めて手紙を通してお詫びの気持ちを表すという
方法もビジネスマナーとなります。


このように、手紙の書き方について、書式や文言など正しい知識を
身につけるのは、基本的なビジネスマナーといえます。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : お礼状 お詫び状 案内状

最新記事
検索フォーム
スポンサードリンク
カテゴリ
リンク
人気ブログランキングへ
転職ブログランキング

  • seo


はてなRSSに追加
livedoor Readerに追加
My Yahoo!に追加
Googleに追加
goo RSSリーダーに追加
Bloglinesに追加
Technoratiに追加
PAIPOREADERに追加
newsgatorに追加
feedpathに追加
Powered by SEO対策 RSSプラス
タグ

敬語 マジックフレーズ 丁寧語 魔法の言葉 よろしいでしょうか 友達言葉 ご苦労様 言葉づかい 名刺を切らす 御社 不適切 弊社 尊敬語 謙譲語 名刺管理ソフト 名刺保管方法 取り扱い方 名刺をしまうタイミング 絵文字 名刺を忘れてくる 名刺を下に落とす 誹謗中傷 名刺専用ホルダー 相手のことを思いやる 配慮を忘れず 名刺交換の順番 結語 アクセリー 電話応対 取り次ぎ 時間帯 ファッション クールビズ コーディネート ネクタイ  アクセサリー 長電話 特有の言い回し 宛名書き 頭語 文書力 言葉遣い 案内状 お詫び状 笑顔 トラブル クレーム お礼状 文章構成 段落構成 間違い電話 セールス 家族からの電話 ビジネス文書 社内文書 正しい名刺交換 正しい挨拶の仕方 お約束のある場合 接客 階段の上り下り エレベーターの乗り方 テンプレート スーパークールビズ2011 名刺切れ 分散収納 エレベーターホール お詫びの言葉 名刺管理 セールスポイント ポロシャツ 社外文書 例文 自己紹介 タイミングを計って出す お茶を出すのは女性の仕事 未経験 最初の挨拶 3コール 挨拶するタイミング 50歳以上 文面の間違い お断り 返信マナー 件名 送信ミス コミュニケーション能力 会釈 メイク デオドラントスプレー 汗対策 ネイル ヘアスタイル お疲れ様 最敬礼 おはようございます ありがとうございます 御苦労さま 簡潔で分かりやすい文章