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よい印象を与える手紙の書き方

プライベートな手紙の書き方とビジネスとしての
手紙の書き方は異なるものです。


それで、ビジネスマナーのポイントを押さえつつ、
よい印象を与えるような手紙を書くことが求められ
ます。


■押さえるべきポイント
忘れてはならないのは、どんな手紙であったとしても、
まずは、分かりやすく、読みやすい文章であることです。


ビジネスマナーとして、言葉遣いや文章の構成などは、
注意しなければなりません。


たとえ文章が出来上がったとしても、何度か自分で読み
返したり、出来れば他の人にも確認してもらうといい
でしょう。


その際、頭語と結語の使い方が間違っていないか、
誤字脱字はないか、こちらの考えが相手にきちんと伝わる
内容になっているかなどをチェックしてもらいましょう。


中でも、ビジネスマナーとして特に注意しなければならない
のは、言葉遣いです。


例えば、相手方などを表す場合は、御社や弊社を使い、
お宅の会社という表現は使いません。


また、社長などを指す場合は、当社社長や貴社長という
表現を使います。


「お」や「ご」の使い方にも注意したいものです。これらを
使いさえすれば丁寧な言葉になるというのは間違いですから、
使い方には十分気をつけましょう。


他にも、作成した日付、自分の会社名、部署名、住所、
電話番号を書くのも忘れないようにして、相手の方の名前や
役職名ももう一度確認しましょう。


複数の方に宛てる手紙の場合は、各位を用いるようにします。


■封筒の宛名の書き方
なお、封筒の宛名の書き方ですが、社外文書の場合は特に注意
しましょう。縦書きで書くようにして、数字も漢数字で書く
ようにします。


手紙を受け取って最初に目に留まるのが封筒です。ですから、
手紙の内容も大切ですが、手紙を読む前によい印象を持って
もらうためにも、封筒の宛名の書き方のビジネスマナーを
守り、第一印象をよいものにするように気をつけましょう。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 言葉遣い 文章構成

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