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簡潔で見やすいメールの書き方

仕事で使うメールは、ビジネスマナーを意識してきちんと書く
必要がありますが、一定の書式に従うならば問題なく作成する
ことが出来ます。


1.件名の書き方
最初に件名の書き方ですが、相手の方も毎日多くのメールを
受け取っているため、用件が何かをハッキリと書くことが
ビジネスマナーとして重要なポイントになります。


2.本文の書き方
次に本文についてですが、いきなり用件を書き始めるのでは
なく、最初の1行は相手の会社名や部署や氏名を書きます。


続いて誰からのメールかを明確にするために自分の会社名や
名前を書き、簡単な挨拶の言葉を書くことがビジネスマナーと
なっています。


さて、本題の書き方ですが、簡潔で分かりやすい文章を心掛け、
いつ、どこで、誰が、何故、何を、どのようになどの構成を
意識して書くことにより、用件が分かりやすくなります。


取り留めもなくダラダラとした長いメールは、読みにくい
だけでなく、用件の内容がよく分からなくなるおそれがあり
ますので、是非とも注意したいものです。


それで、相手にとって読みやすく理解しやすくするために
文章の書き方だけではなく、改行や段落なども意識して書く
のがビジネスマナーですので、是非覚えておきましょう。


3.最後の部分
そして、最後の締めの部分に簡単な挨拶の言葉として
「よろしくお願いします」などの短文を書き入れます。


最後尾に、署名として自分の会社名や部署、氏名などを書く
ことにより、ビジネスマナーに従ったメールが出来上がります。


重要なポイントは、程よい改行と見やすい段落構成ですが、
簡潔で見た目も良くキチンとまとまったメールを書くことで、
相手も理解しやすく良い反応が得られるでしょう。


テーマ : 仕事
ジャンル : 就職・お仕事

tag : 簡潔で分かりやすい文章 段落構成

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